APAR Grading System (APAR ग्रेडिंग प्रणाली)
APAR में केवल टिप्पणी (Remarks) ही नहीं लिखी जाती, बल्कि कर्मचारी के कार्य निष्पादन का समग्र मूल्यांकन (Overall Assessment) भी किया जाता है।
विभिन्न सेवाओं एवं श्रेणियों के अनुसार मूल्यांकन का प्रारूप अलग हो सकता है, पर सामान्यतः निम्न प्रकार की ग्रेडिंग प्रणाली अपनाई जाती है—
Outstanding
Very Good
Good
Average
Below Average (जहाँ लागू हो)
महत्वपूर्ण: APAR की ग्रेडिंग तथा उसका उपयोग संबंधित Railway Board/DOP&T के लागू निर्देशों एवं सेवा नियमों के अनुसार किया जाता है। किसी भी पदोन्नति या चयन के लिए आवश्यक Benchmark संबंधित नियमों के अनुसार निर्धारित होता है।
Benchmark क्या है?
Benchmark वह न्यूनतम APAR स्तर (Minimum Performance Standard) है जिसे कर्मचारी को किसी विशेष उद्देश्य, जैसे—
Promotion
Selection
Deputation
Empanelment
के लिए प्राप्त करना आवश्यक हो सकता है।
उदाहरण के लिए, कुछ पदोन्नतियों के लिए संबंधित नियमों के अनुसार पिछले वर्षों के APAR में न्यूनतम निर्धारित Benchmark अपेक्षित हो सकता है।
नोट: Benchmark सभी सेवाओं, सभी ग्रेडों एवं सभी प्रकार की पदोन्नतियों के लिए समान नहीं होता। इसलिए सदैव लागू Railway Board एवं DOP&T के निर्देशों का पालन किया जाना चाहिए।
APAR और Departmental Promotion Committee (DPC)
Departmental Promotion Committee (DPC) किसी कर्मचारी की उपयुक्तता (Suitability) का मूल्यांकन करते समय विभिन्न अभिलेखों पर विचार करती है, जिनमें APAR महत्वपूर्ण स्थान रखता है।
DPC सामान्यतः निम्न पहलुओं पर विचार करती है—
APAR Record
Seniority
Vigilance Clearance
Integrity
Service Record
Eligibility Conditions
इस प्रकार APAR पदोन्नति प्रक्रिया में महत्वपूर्ण सहायक दस्तावेज़ है।
APAR एवं MACP
Modified Assured Career Progression (MACP) योजना के अंतर्गत भी जहाँ लागू नियम अपेक्षा करते हैं, वहाँ कर्मचारी के सेवा अभिलेख एवं APAR का महत्व हो सकता है।
Personnel Branch को MACP मामलों में संबंधित Railway Board एवं DoPT के नवीनतम निर्देशों का पालन करना चाहिए।
APAR एवं Selection
विभागीय चयन (Departmental Selection) में, जहाँ नियमों के अनुसार सेवा अभिलेख (Record of Service) पर विचार किया जाता है, वहाँ APAR का महत्व बढ़ जाता है।
इससे कर्मचारी की—
कार्यकुशलता
उत्तरदायित्व
अनुशासन
नेतृत्व क्षमता
का समग्र आकलन किया जा सकता है।
APAR में प्रतिकूल टिप्पणी (Adverse Remarks)
यदि APAR में ऐसी टिप्पणी दर्ज की जाती है जो कर्मचारी के हित को प्रतिकूल रूप से प्रभावित कर सकती है, तो लागू नियमों एवं निर्देशों के अनुसार उसकी सूचना कर्मचारी को दी जा सकती है।
प्रतिकूल टिप्पणी का उद्देश्य दंड देना नहीं, बल्कि—
कर्मचारी को जानकारी देना।
सुधार का अवसर उपलब्ध कराना।
पारदर्शिता बनाए रखना।
Representation against APAR
यदि कर्मचारी को निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार संप्रेषित (Communicated) APAR की किसी टिप्पणी अथवा ग्रेडिंग पर आपत्ति हो, तो वह लागू नियमों एवं निर्धारित समय-सीमा के भीतर अभ्यावेदन (Representation) प्रस्तुत कर सकता है।
अभ्यावेदन पर विचार करते समय सक्षम प्राधिकारी—
APAR रिकॉर्ड
उपलब्ध तथ्य
Reporting/Reviewing Remarks
अन्य संबंधित अभिलेख
का परीक्षण करता है और नियमानुसार निर्णय लेता है।
APAR में सामान्य त्रुटियाँ
Personnel Branch एवं Reporting Authorities को निम्न त्रुटियों से बचना चाहिए—
Self Appraisal अधूरा छोड़ना।
निर्धारित समय-सीमा का पालन न करना।
बिना कारण अत्यधिक उच्च या निम्न ग्रेडिंग देना।
सामान्य एवं अस्पष्ट टिप्पणियाँ लिखना।
उपलब्धियों का उल्लेख न करना।
नियमों के बजाय व्यक्तिगत धारणा पर आधारित टिप्पणी करना।
HRMS/SPARROW में रिकॉर्ड अपडेट न करना।
एक अच्छी APAR की विशेषताएँ
एक प्रभावी APAR—
तथ्य आधारित होती है।
निष्पक्ष होती है।
स्पष्ट एवं संक्षिप्त होती है।
उपलब्धियों का उचित उल्लेख करती है।
सुधार योग्य क्षेत्रों का रचनात्मक संकेत देती है।
समय-सीमा के भीतर पूरी की जाती है।
Personnel Department की सर्वोत्तम कार्यप्रणाली (Best Practices)
Personnel Branch को निम्न Best Practices अपनानी चाहिए—
APAR Calendar का पालन।
HRMS/SPARROW की नियमित Monitoring।
Pending APAR की समय-समय पर समीक्षा।
Reporting एवं Reviewing Authorities को समय पर Reminders।
रिकॉर्ड का सुरक्षित Digital Preservation।
Railway Board के नवीनतम निर्देशों का अनुपालन।
Audit के लिए अभिलेखों की उपलब्धता सुनिश्चित करना।
Practical Example
मान लीजिए किसी कर्मचारी का नाम Departmental Promotion Committee के समक्ष विचाराधीन है।
Personnel Branch निम्न अभिलेख उपलब्ध कराएगा—
APAR
Seniority Position
Vigilance Clearance
Service Record
Eligibility Details
DPC इन अभिलेखों का परीक्षण करके लागू नियमों के अनुसार निर्णय लेगी।
APAR से संबंधित महत्वपूर्ण सुझाव
कर्मचारियों के लिए
Self Appraisal समय पर भरें।
उपलब्धियों का तथ्यात्मक उल्लेख करें।
प्रशिक्षण एवं विशेष कार्यों का विवरण अवश्य दें।
अनावश्यक अतिशयोक्ति से बचें।
Reporting Officer के लिए
वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन करें।
तथ्य आधारित टिप्पणियाँ लिखें।
समय-सीमा का पालन करें।
Performance एवं Behaviour दोनों का संतुलित मूल्यांकन करें।
Reviewing Officer के लिए
रिपोर्ट का स्वतंत्र परीक्षण करें।
असंगत ग्रेडिंग होने पर उचित टिप्पणी करें।
निष्पक्षता बनाए रखें।
Personnel Branch के लिए
APAR Schedule की निगरानी करें।
HRMS/SPARROW में लंबित मामलों की समीक्षा करें।
समय-सीमा का अनुपालन सुनिश्चित करें।
नवीनतम Railway Board एवं DoPT निर्देशों का पालन करें।
परीक्षा की दृष्टि से महत्वपूर्ण तथ्य
APAR का पूरा नाम – Annual Performance Appraisal Report।
ACR की तुलना में APAR अधिक पारदर्शी प्रणाली है।
APAR में Self Appraisal महत्वपूर्ण चरण है।
Reporting, Reviewing एवं जहाँ लागू हो Accepting Authority की भूमिका महत्वपूर्ण है।
HRMS एवं SPARROW ने APAR प्रक्रिया को डिजिटल बनाया है।
APAR का उपयोग Promotion, Selection, Deputation एवं Career Development में किया जाता है।
APAR का समय पर पूरा होना प्रशासनिक दृष्टि से अत्यंत आवश्यक है।
Frequently Asked Questions (FAQs)
1. APAR का मुख्य उद्देश्य क्या है?
कर्मचारी के वार्षिक कार्य निष्पादन का निष्पक्ष एवं वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन करना।
2. क्या APAR केवल पदोन्नति के लिए उपयोग होता है?
नहीं। इसका उपयोग पदोन्नति, चयन, प्रशिक्षण, प्रतिनियुक्ति तथा अन्य सेवा संबंधी मामलों में भी किया जाता है।
3. APAR में Self Appraisal कौन भरता है?
संबंधित कर्मचारी।
4. क्या APAR अब ऑनलाइन उपलब्ध है?
हाँ। भारतीय रेल में HRMS e-APAR एवं SPARROW जैसी डिजिटल प्रणालियों का उपयोग किया जा रहा है।
5. यदि कर्मचारी APAR से असहमत हो तो क्या कर सकता है?
लागू नियमों एवं निर्धारित समय-सीमा के अनुसार अभ्यावेदन (Representation) प्रस्तुत कर सकता है।
Chapter Summary
APAR भारतीय रेल की Performance Management System का महत्वपूर्ण भाग है।
यह ACR की तुलना में अधिक पारदर्शी एवं उत्तरदायी प्रणाली है।
APAR में Self Appraisal, Reporting, Reviewing एवं जहाँ लागू हो Accepting Authority की महत्वपूर्ण भूमिका होती है।
HRMS एवं SPARROW ने APAR प्रक्रिया को Paperless एवं Time-bound बनाया है।
Promotion, Selection, Deputation तथा Career Development में APAR का महत्वपूर्ण स्थान है।
Personnel Department को APAR का समयबद्ध एवं नियमसम्मत संधारण सुनिश्चित करना चाहिए।
Annual Performance Appraisal Report (APAR) भारतीय रेल की मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली का एक महत्वपूर्ण स्तंभ है। यह केवल कर्मचारियों के वार्षिक कार्य का मूल्यांकन नहीं करता, बल्कि उनकी क्षमता, उत्तरदायित्व, नेतृत्व गुण तथा भविष्य की संभावनाओं का समग्र आकलन भी प्रस्तुत करता है। डिजिटल HRMS एवं SPARROW प्रणाली ने APAR को अधिक पारदर्शी, समयबद्ध एवं प्रभावी बनाया है। प्रत्येक कर्मचारी, Reporting Officer तथा Personnel Department का दायित्व है कि APAR प्रक्रिया को निष्पक्ष, तथ्यपरक एवं Railway Board तथा DoPT के लागू निर्देशों के अनुरूप पूरा करें।
महत्वपूर्ण Railway Board एवं DoPT संदर्भ
इस विषय का अध्ययन करते समय निम्न आधिकारिक दस्तावेज़ों का संदर्भ अवश्य लें—
Railway Board द्वारा समय-समय पर जारी APAR निर्देश।
DOP&T की APAR Guidelines।
HRMS e-APAR User Guidelines।
SPARROW Instructions।
IREM (जहाँ लागू हो)।
