भारतीय रेल में किसी भी पद पर भर्ती (Recruitment) प्रारम्भ करने से पहले सबसे महत्वपूर्ण कार्य Vacancy Assessment (रिक्तियों का निर्धारण) होता है। यदि रिक्तियों का सही आकलन नहीं किया जाए, तो भर्ती प्रक्रिया, पदोन्नति, आरक्षण रोस्टर, मानव संसाधन योजना तथा वित्तीय स्वीकृति सभी प्रभावित हो सकती हैं।
Personnel Department का यह अत्यंत महत्वपूर्ण दायित्व है कि प्रत्येक श्रेणी एवं प्रत्येक ग्रेड की वास्तविक रिक्तियों का सही निर्धारण किया जाए। इसके आधार पर ही Railway Recruitment Board (RRB), Railway Recruitment Cell (RRC) अथवा अन्य भर्ती एजेंसियों को Indent भेजा जाता है।
