किसी भी संगठन में मानव संसाधनों का प्रभावी प्रबंधन तभी संभव है, जब यह स्पष्ट रूप से ज्ञात हो कि कितने पद स्वीकृत हैं, कितने कर्मचारी कार्यरत हैं तथा कितने पद रिक्त हैं। भारतीय रेल में इस जानकारी को Vacancy Position (रिक्ति की स्थिति) के माध्यम से प्रदर्शित किया जाता है।
Personnel Department के लिए Vacancy Position एक अत्यंत महत्वपूर्ण प्रशासनिक अभिलेख (Administrative Record) है। भर्ती (Recruitment), पदोन्नति (Promotion), चयन (Selection), आरक्षण रोस्टर (Reservation Roster), मानव संसाधन योजना (Manpower Planning) तथा कैडर प्रबंधन (Cadre Management) जैसे सभी कार्य इसी पर आधारित होते हैं।
