HRMS पोर्टल से छुट्टी (Leave) कैसे लगाएं? FAQs & पूरी जानकारी
प्रश्न: रेलवे कर्मचारी ऑनलाइन छुट्टी कैसे अप्लाई कर सकता है?
उत्तर: रेलवे
कर्मचारी अपने HRMS (Human Resource Management System) पोर्टल या मोबाइल ऐप
के माध्यम से ऑनलाइन छुट्टी के लिए आवेदन कर सकते हैं। इसके लिए उन्हें निम्नलिखित
स्टेप्स फॉलो करने होते हैं:
- HRMS वेबसाइट पर जाएं:
https://hrms.indianrail.gov.in
- अपने ID और पासवर्ड से लॉगिन
करें
- 'Leave Module' चुनें
- 'Apply Leave' पर क्लिक
करें
- छुट्टी का प्रकार, तिथि और कारण भरें, 'Submit' पर क्लिक करें
प्रश्न: HRMS पोर्टल में लॉगिन कैसे करें?
उत्तर: सबसे
पहले https://hrms.indianrail.gov.in पर जाएं
- User ID के रूप में अपना IPAS
नंबर दर्ज करें
- मोबाइल पर
भेजे गए OTP के जरिए लॉगिन करें
(पहली बार पासवर्ड सेट करें)
- लॉगिन के बाद मॉड्यूल्स दिखाई देंगे, जिसमें से 'Leave' से छुट्टी संबंधित कार्य कर सकते हैं
प्रश्न: HRMS ऐप कहां से डाउनलोड करें?
उत्तर: HRMS ऐप को आप Google
Play Store या Apple App Store से डाउनलोड कर सकते हैं:
- ऐप का नाम:
HRMS Employee Mobile App
- इसे CRIS (Centre for Railway Information
Systems) द्वारा डेवलप किया गया है.
प्रश्न: ऑनलाइन छुट्टी आवेदन के बाद उसकी स्थिति
कैसे चेक करें?
उत्तर: HRMS पोर्टल या ऐप में लॉगिन करें और 'Leave' मॉड्यूल में जाकर 'Leave History' या 'Track Leave Status' पर क्लिक करें। यहां आपको छुट्टी की स्थिति (Pending / Approved / Rejected) दिखाई देगी।
प्रश्न: छुट्टी रिजेक्ट होने पर क्या करना चाहिए?
उत्तर: छुट्टी रिजेक्ट होने पर संबंधित अधिकारी (Supervisor या Section In charge) से संपर्क करें और कारण जानें। आप संशोधित कारण के साथ पुनः आवेदन कर सकते हैं।
प्रश्न: किन-किन प्रकार की छुट्टियां ऑनलाइन
अप्लाई की जा सकती हैं?
उत्तर: आप निम्नलिखित प्रकार की छुट्टियां ऑनलाइन अप्लाई कर सकते हैं:
- Casual Leave (CL)
- Average Pay Leave (APL)
- Sick Leave (SL)
- Half Pay Leave (HPL)
- Maternity / Paternity Leave
- Commuted Leave आदि
प्रश्न: छुट्टी के लिए डॉक्यूमेंट अपलोड करना जरूरी है क्या?
उत्तर: सामान्य छुट्टियों (जैसे CL, APL) के लिए डॉक्यूमेंट जरूरी
नहीं होता।
लेकिन Sick Leave, Maternity Leave, आदि के
लिए मेडिकल सर्टिफिकेट या अन्य संबंधित दस्तावेज अपलोड करना अनिवार्य हो सकता है।
प्रश्न: अगर HRMS में लॉगिन न हो तो क्या करें?
उत्तर: सुनिश्चित करें कि आपका IPAS नंबर सही है
- मोबाइल
नंबर HRMS में रजिस्टर्ड है
- OTP न मिले तो नेटवर्क
कनेक्शन जांचें
- फिर भी समस्या हो तो IT सेल या HR विभाग से संपर्क करें
प्रश्न: छुट्टी कितने दिन पहले अप्लाई करनी होती
है?
उत्तर: CL और PL कम से कम 1 दिन पहले अप्लाई करें
- लंबी
छुट्टियों (जैसे PL या Maternity) के लिए 7 से
15 दिन पहले आवेदन करना उचित होता है
प्रश्न: क्या छुट्टी स्वीकृति का SMS या ईमेल आता है?
उत्तर: हाँ, अधिकतर मामलों में HRMS पोर्टल पर ही स्थिति अपडेट होती है और SMS या ईमेल के माध्यम से भी जानकारी दी जाती है, बशर्ते आपका मोबाइल नंबर/ ईमेल रजिस्टर्ड हो।
प्रश्न: HRMS पोर्टल पर छुट्टी एप्लाई करने के बाद क्या उसे Edit या
Cancel किया जा सकता है?
उत्तर: हाँ, जब तक आपकी छुट्टी स्वीकृत (Approved) नहीं होती, आप उसे Edit या Cancel
कर सकते हैं।
- HRMS में "Leave
History" में जाकर संबंधित छुट्टी के आगे "Edit"
या "Cancel" का विकल्प मिलेगा।
प्रश्न: छुट्टी लेने के बाद मेडिकल सर्टिफिकेट कब जमा करना होता है?
उत्तर: यदि आपने Sick Leave ली है, तो मेडिकल सर्टिफिकेट छुट्टी अवधि समाप्त होने के 7 दिन के अंदर अपलोड या विभाग को जमा करना जरूरी होता है।
प्रश्न: अगर HRMS पोर्टल या ऐप डाउन हो जाए तो क्या
करें?
उत्तर: पहले स्थानीय IT हेल्पडेस्क या Supervisor को जानकारी
दें।
- आप अस्थायी
रूप से मैन्युअल फॉर्म से भी छुट्टी के लिए आवेदन कर सकते हैं और बाद
में HRMS में अपडेट करवा सकते
हैं।
प्रश्न: छुट्टी स्वीकृति किस अधिकारी द्वारा की जाती है?
उत्तर: आपकी छुट्टी का निर्णय आपके डिपार्टमेंट के नोडल अथॉरिटी / सीनियर सेक्शन ऑफिसर / सीनियर DPO / सीनियर DME आदि के स्तर पर किया जाता है, जो HRMS पर लॉगिन कर उसे मंजूरी या अस्वीकार कर सकते हैं।
प्रश्न: HRMS में 'Leave Balance' कैसे देखें?
उत्तर: HRMS पोर्टल या ऐप में लॉगिन करने के बाद
- Leave मॉड्यूल में जाएं
- वहाँ ‘Leave Balance’ का ऑप्शन
मिलेगा
- इसमें सभी प्रकार की उपलब्ध छुट्टियों (CL, PL, SL, आदि) की शेष संख्या दिखेगी।
प्रश्न: क्या छुट्टी एक
ही बार में लंबे समय के लिए ली जा सकती है?
उत्तर: हाँ, लेकिन:
- CL (Casual Leave) निर्धारित अधिकतम दिन से
अधिक नहीं ली जा सकती
- PL (Privilege Leave) 60 दिन तक ली जा सकती है,
परंतु विभाग की स्वीकृति आवश्यक होती है
- लंबी छुट्टी लेने पर उचित कारण और दस्तावेज जरूरी हो सकते हैं
प्रश्न: HRMS पर छुट्टी अप्लाई करते समय "Recommending
Authority" और "Sanctioning Authority" क्या होते हैं?
उत्तर: Recommending Authority: वह अधिकारी जो आपकी छुट्टी की
अनुशंसा करता है (जैसे Section In charge)
- Sanctioning Authority: वह अधिकारी जो अंततः छुट्टी की मंजूरी देता है (जैसे Sr. DPO)
प्रश्न: छुट्टी पर रहते हुए यदि आगे छुट्टी बढ़ानी हो तो क्या करें?
उत्तर: आप HRMS पोर्टल या ऐप से एक नई छुट्टी का आवेदन बढ़ी हुई तिथि के
लिए कर सकते हैं
- उसमें
"Extension of previous leave" के रूप में कारण स्पष्ट करें
- संबंधित
मेडिकल या अन्य प्रमाणपत्र अपलोड करना न भूलें
प्रश्न: छुट्टी के दौरान वेतन पर क्या असर पड़ता है?
उत्तर: CL, PL, SL पर वेतन सामान्य रूप से मिलता है
- बिना मंजूरी के छुट्टी ली गई तो उसे Dies-non (डायस-नॉन) घोषित किया जा सकता है, जिससे वेतन कट सकता है
प्रश्न: अगर किसी कारणवश HRMS ID नहीं बन पाई हो तो क्या करें?
उत्तर: अपने विभागीय कार्यालय (Establishment Section) से संपर्क
करें
- IPAS नंबर और अन्य विवरण
देकर HRMS अकाउंट एक्टिवेशन के लिए अनुरोध करें
- आपको
मोबाइल OTP के जरिए लॉगिन का
विकल्प मिलेगा
प्रश्न: क्या छुट्टी के लिए SMS से भी आवेदन किया जा
सकता है?
उत्तर: नहीं, SMS से छुट्टी आवेदन मान्य नहीं होता। केवल HRMS पोर्टल या ऐप के माध्यम से किए गए आवेदन ही वैध माने जाते हैं।
प्रश्न: छुट्टी आवेदन के बाद Supervisor द्वारा
अनुमोदन नहीं किया गया तो क्या होगा?
उत्तर: यदि Supervisor या Recommending Authority द्वारा समय पर छुट्टी अग्रेषित (forward) नहीं की जाती है, तो वह Pending में ही अटकी रहती है। ऐसे में कर्मचारी को संबंधित अधिकारी से संपर्क कर Forward या Sanction करवाना होता है।
प्रश्न: क्या छुट्टी आवेदन को पहले सेव (Save as Draft) करके बाद में सबमिट किया जा सकता है?
उत्तर: हाँ, HRMS ऐप या पोर्टल पर "Save as Draft"
का विकल्प होता है। आप प्रारंभिक जानकारी भरकर बाद में संशोधन के
साथ फाइनल सबमिट कर सकते हैं।
प्रश्न: छुट्टी के दौरान स्टेशन छोड़ने की अनुमति कैसे मिलती है?
उत्तर: यदि आप रेलवे कर्मचारी हैं और छुट्टी के दौरान स्टेशन छोड़ना चाहते हैं, तो आपको HRMS छुट्टी आवेदन में ही “Station Leaving Permission” का विकल्प चुनना होता है। इसकी स्वीकृति अलग से दी जाती है।
प्रश्न: Maternity या Paternity Leave की अवधि कितनी होती है और इसे कैसे अप्लाई करें?
उत्तर:
- Maternity Leave: महिला कर्मचारियों को 180
दिनों तक की छुट्टी दी जाती है।
- Paternity Leave: पुरुष कर्मचारियों को 15
दिनों तक की छुट्टी दी जाती है।
इन दोनों छुट्टियों के लिए संबंधित प्रमाणपत्र (जैसे अस्पताल से रिपोर्ट) अनिवार्य रूप से अपलोड करना होता है।
प्रश्न: क्या रात्रि ड्यूटी (Night Shift) वाले कर्मचारी छुट्टी उसी दिन के लिए डालें या
अगले दिन?
उत्तर: रात्रि ड्यूटी करने वाले कर्मचारी छुट्टी उसी दिन के लिए डालें जिस दिन
ड्यूटी शुरू हुई है, भले ही वह रात में हो।
प्रश्न: क्या छुट्टी आवेदन करते समय छुट्टी का कारण लिखना जरूरी होता है?
उत्तर: हाँ, HRMS में छुट्टी का कारण (Reason) भरना अनिवार्य है, चाहे आप CL, PL या SL के लिए आवेदन करें।
प्रश्न: छुट्टी का प्रिंट आउट कैसे लें?
उत्तर: HRMS पोर्टल में जाकर "Leave History" में अपनी आवेदन की गई छुट्टी पर क्लिक करें। वहाँ से “Download
PDF” या “Print” का विकल्प मिलेगा।
प्रश्न: छुट्टी आवेदन के बाद ट्रैकिंग नंबर या
रेफरेंस नंबर मिलता है क्या?
उत्तर: हाँ, HRMS में छुट्टी सबमिट करने के बाद एक Reference ID या Tracking Number जनरेट होता है, जिसे आप भविष्य में स्टेटस चेक करने या शिकायत के लिए उपयोग कर सकते हैं।
प्रश्न: क्या छुट्टी के आवेदन पर कोई समय सीमा होती है कि कितने दिनों के अंदर अधिकारी को उसे स्वीकृत करना होता है?
उत्तर: हालांकि कोई निर्धारित "डेडलाइन" नहीं होती, लेकिन सामान्यत: छुट्टी स्वीकृति या अस्वीकृति 1-2 कार्य
दिवसों के भीतर की जाती है। देरी होने पर कर्मचारी को Follow-up करना चाहिए।
