म्युचुअल ट्रांसफर के सामान्य नियम एवं निर्देश
1. कोई भी रेलवे कर्मचारी जो किसी रेलवे/ डिवीजन/ यूनिट की रेलवे सेवाओं का सदस्य है, उसी ग्रेड में काम करने वाले किसी अन्य रेलवे/ यूनिट /डिवीजन के कर्मचारी के साथ या यदि उच्च/ विभिन्न ग्रेड में काम कर रहा है, Para 226 of IREC Volume 1 में निहित प्रावधानों के अधीन स्वेच्छा से और बिना शर्त म्युचुअल ट्रांसफर की मांग कर सकता ।
2. डिवीजन से नियंत्रित पदों के लिए डीआरएम, कार्यशाला नियंत्रित पदों के लिए सीडब्ल्यूएम और जीएम या
कोई निचला प्राधिकारी जिसे मुख्यालय नियंत्रित पदों के लिए शक्तियां सौंपी गई हैं, म्युचुअल ट्रांसफर के निर्णय लेने के लिए सक्षम प्राधिकारी
हैं।
3. म्युचुअल ट्रांसफर के आधार पर स्थानांतरण पर
वरिष्ठता का निर्धारण
(i) दोनों कर्मचारियों में से वरिष्ठ को कनिष्ठ
कर्मचारी द्वारा रिक्त किया गया वरिष्ठता का स्थान दिया जाएगा। नई इकाई में शामिल होने पर कनिष्ठ को अपनी पूर्व वरिष्ठता
बनाए रखने की अनुमति दी जाएगी और उसे समान वरिष्ठता वाले व्यक्तियों के नीचे
वरिष्ठता में रखा जाएगा।
(Ref: Para 230 of Indian Railway Establishment Code, Vol. I, 1985
Edition)
(ii) एक मंडल, कार्यालय या रेलवे के एक कैडर से दूसरे मंडल, कार्यालय या रेलवे में संबंधित कैडर में आपसी आदान-प्रदान के
आधार पर स्थानांतरित रेलवे कर्मचारी, ग्रेड में पदोन्नति की तारीख के आधार पर जिन रेलवे कर्मचारियों के साथ
उनका आदान-प्रदान हुआ है, दोनों में जिसकी
वरिष्ठता कम हो, अपनी वरिष्ठता लेंगे।
म्युचुअल ट्रांसफर के निर्देशों के दायरे में डिविजन
के अंडर म्युचुअल ट्रांसफर नहीं आता है। एक ही वरिष्ठता इकाई के भीतर स्थानांतरण डिविजन के कैडर
नियंत्रण प्राधिकारियों की क्षमता में है और इस प्रकार म्युचुअल ट्रांसफर पर म्युचुअल ट्रांसफर के दिशा निर्देश लागू नहीं होते हैं
(Ref: Para 310 of Indian Railway Establishment Manual, Vol. I,
1985 Edition and E(NG)I-2020/TR/13 dated 05.08.2022)
(iii) म्युचुअल ट्रांसफर चाहने वाले दो कर्मचारियों का कैडर संबंधित है या नहीं, यह जोनल रेलवे के महाप्रबंधक स्वयं या निचले प्राधिकारी
जिन्हें शक्तियां सौंपी गई हैं, वे ही यह तय कर सकते हैं कि यह म्युचुअल ट्रांसफर चाहने वाले दो कर्मचारियों का संबंधित कैडर है।
Ref: Board's letter No. E(NG)I-2015/TR/15 dated 02.03.2016 &
para 7.3 (ii) above.
(iv) म्युचुअल ट्रांसफर का आदेश
दोनों पक्षों की सहमति से दिया जाता है, म्युचुअल ट्रांसफर के लिए आवेदन अग्रेषित करते समय ही यह स्पष्ट कर दिया जाना
चाहिए कि किसी भी परिस्थिति में म्युचुअल ट्रांसफर के अनुरोध को वापस लेने के आवेदन पर विचार नहीं किया
जाएगा।
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2006/TR/6 dated 21.04.2006 and
E(NG)I-2018/TR/8 dated 11.01.2019).
4. केवल
कैडर के भर्ती ग्रेड में, दो अलग-अलग ग्रेडों के
कर्मचारियों के बीच म्युचुअल ट्रांसफर की भी अनुमति दी जा सकती है, लेकिन मध्यवर्ती ग्रेड में नहीं। म्युचुअल ट्रांसफर चाहने वाले दोनों कर्मचारियों को भविष्य
में विवाद या मुकदमेबाजी से बचने के लिए अपनी-अपनी नई इकाई में भर्ती ग्रेड और
निचली वरिष्ठता में अपने हित में बिना शर्त और स्वेच्छा से म्युचुअल ट्रांसफर
स्वीकार करने का लिखित वचन देना होगा।
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2006/TR/6 dated 21.04.2006 and
E(NG)I-2018/TR/8 dated 26.10.2018 & 11.01.2019)
5. एक ही श्रेणी (अर्थात
सामान्य के साथ सामान्य, एससी के साथ एससी और एसटी के साथ एसटी) के
कर्मचारियों के बीच पारस्परिक आदान-प्रदान के आधार पर स्थानांतरण की अनुमति दी
जानी चाहिए।
हालाँकि, पोस्ट आधारित रोस्टर में अंकों के संदर्भ में, भर्ती ग्रेड में निचली वरिष्ठता पर
स्थानांतरण को प्रतिबंधित करने की आवश्यकता नहीं है।
भविष्य में कमी/अधिकता को समायोजित करने के लिए इस संबंध
में आमतौर पर अपनाई जाने वाली प्रक्रिया जारी रह सकती है। लेकिन ऐसे तबादलों को केवल रिक्त सीधी भर्ती कोटा पदों पर
ही दोहराने की अनुमति दी जानी चाहिए न कि पदोन्नति कोटा पदों पर।
उपरोक्त निर्देश किसी भी तरह से पोस्ट-आधारित रोस्टर के
संचालन एवं रखरखाव के संबंध में इस मंत्रालय द्वारा निर्धारित मौजूदा प्रक्रिया
में बदलाव नहीं करते हैं।
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2004/TR/16 dated 14.08.2007).
6. सामान्य/ ओबीसी श्रेणियों से संबंधित कर्मचारी, सामान्य/ ओबीसी से संबंधित कर्मचारियों के साथ म्युचुअल ट्रांसफर का
अनुबंध कर सकते हैं, क्योकि ओबीसी के लिए पदोन्नति से भरने के
लिए पदों में कोई आरक्षण नहीं है, ओबीसी को पदोन्नति के लिए सामान्य वर्ग में शामिल है।
7. भर्ती ग्रेड में म्युचुअल ट्रांसफर को भी बिना
किसी प्रतिबंध के अनुमति दी जाएगी, बशर्ते: -
(i) ऐसे मामले में जहां ग्रेड में पद पूरी तरह से
खुले बाजार से सीधी भर्ती द्वारा भरे जाते हैं;
(ii) ऐसे मामले में जहां ग्रेड
में पद आंशिक रूप से पदोन्नति द्वारा और आंशिक रूप से सीधी भर्ती द्वारा भरे जाते
हैं, म्युचुअल ट्रांसफर चाहने वाले दोनों कर्मचारियों को खुले बाजार से
सीधे भर्ती किया जाना चाहिए; इस के
पीछे इरादा यह है कि इन दोनों को सीधी भर्ती के लिए बनाए गए पद आधारित रोस्टर में
शामिल किया जाना चाहिए। दूसरे शब्दों में, यदि एक या दोनों कर्मचारी पदोन्नति के लिए बनाए गए पद आधारित
रोस्टर में शामिल हैं, तो दिनांक 14.08.2007 के निर्देश के अनुसार म्युचुअल ट्रांसफर पर प्रतिबंध लागू होगा।
(Ref: Board's letter No. E(NG)1-2004/TR/16 dated 22.10.2007).
8. सभी म्युचुअल ट्रांसफर
मामलों में जहां दोनों रेलवे/ यूनिटों द्वारा कर्मचारी को स्वीकार करना और
रिलीव करने के लिए एनओसी दी गई है, तो रिलीवर की प्रतीक्षा किए बिना, दोनों कर्मचारियों को तुरंत कार्यमुक्त किया जाना चाहिए ।
कर्मचारी को नए डिवीजन में जमा करने के लिए सेवा रिकॉर्ड और बिना सत्यापित एलपीसी
की एक फोटोकॉपी दी जानी चाहिए। मूल
सेवा अभिलेख/ एलपीसी भी 15 दिनों के भीतर अवश्य भेजा जाना चाहिए।
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2017/TR/24 dated 09.05.2018).
9. किसी भी विभाग/ कैडर से संबंधित पूर्व ग्रुप
"डी" के लेवल-1 यानी ग्रेड पे रु. 1800/- में काम करने वाले डिवीजन/ कार्यालय/ रेलवे/ पीयू/ यूनिट के
कर्मचारी को दूसरे कर्मचारी के साथ जो लेवल-I (ग्रेड पे रु. 1800/-) में कार्यरत कर्मचारी जो "संबंधित
कैडर" (Corresponding cadre) के नहीं है और किसी अन्य डिवीजन/ कार्यालय/ रेलवे/ पीयू/यूनिट
के किसी भी विभाग/ कैडर से संबंधित है, को म्युचुअल ट्रांसफर की अनुमति दी जा सकती है।
हालाँकि, यह छूट निर्धारित चिकित्सा मानक की पूर्ति के अधीन है। इस प्रकार स्थानांतरित किए गए स्टाफ को कार्य पद पर रखने से
पहले नई इकाई में, जहां भी आवश्यक समझा जाए, अपेक्षित प्रशिक्षण अवश्य दिया जाना चाहिए। इस प्रशिक्षण अवधि को ड्यूटि के रूप में गिना जाना चाहिए। ये निर्देश केवल लेवल-1 पदों पर आपसी आदान-प्रदान के आधार पर स्थानांतरण करने के लिए हैं, किसी अन्य प्रकार के स्थानांतरण के लिए नहीं। इसके अलावा, ये प्रावधान लेवल-2 और उससे ऊपर काम करने वाले अराजपत्रित रेलवे कर्मचारियों
पर लागू नहीं हैं।
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2017/TR/19 dated 06.07.2018).
10. म्युचुअल ट्रांसफर मामलों से निपटने के लिए
मॉडल समय-सीमा इस प्रकार है :-
1. पर्यवेक्षकों द्वारा प्रभाग के कार्मिक विभाग को आवेदन अग्रेषित करना - 10 दिन
2. प्रभागीय कार्मिक विभाग द्वारा अग्रेषित करना - 15 दिन
3. मुख्यालय कार्मिक विभाग द्वारा अग्रेषित करना (मुख्यालय नियंत्रित पदों के
लिए) - 15 दिन
4. स्वीकृति संप्रेषित करना - 10 दिन
5. स्थानांतरण आदेश जारी करना - 10 दिन
6. एलपीसी और सेवा अभिलेखों का प्रेषण - 15 दिन
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2017/TR/24 dated 22.09.2017).
Transfer on Mutual basis
1. Any Railway employee who is member of Railway services of a Railway/Division/Unit can seek Mutual transfer with the employee of another Railway/Unit/Division working in same grade or by reverting willingly and unconditionally (if working in higher/different grades) subject to provisions contained in Para 226 of IREC Vol. I.
2. DRMs for divisionally controlled post, CWMs for Workshop controlled posts and GMs or any lower authority to whom powers have been delegated for Head Quarter controlled posts is competent authority for effecting Mutual transfer.
3. Assignment of seniority on transfer on Mutual Exchange basis
(i) The senior of the two employees will be given the place of seniority vacated by the junior employee. The junior on joining the new unit will be allowed to retain his former seniority and shall be placed into the seniority below the persons having the same seniority
(Ref: Para 230 of Indian Railway Establishment Code, Vol. I, 1985 Edition).
(ii) Railway employees transferred on mutual exchange from one cadre of a Division, office or railway to the corresponding cadre in another Division, office or railway shall retain their seniority on the basis of the date of promotion to the grade or take the seniority of the railway employees with whom they have exchanged, whichever of the two may be lower.
Intra-divisional mutual transfer is not envisaged in the scope of instructions of mutual transfer. Transfer within the same seniority unit is in the competence of Divisional/Cadre controlling authorities and thus instructions on mutual transfer are not applicable
(Ref: Para 310 of Indian Railway Establishment Manual, Vol. I, 1985 Edition and E(NG)I-2020/TR/13 dated 05.08.2022).
(iii) The General Managers of the Zonal Railways themselves or the lower authority to whom powers have been delegated, may decide whether it is corresponding cadres of the two employees seeking mutual transfer.
{Ref: Board's letter No. E(NG)I-2015/TR/15 dated 02.03.2016 & para 7.3 (ii) above}.
(iv) Mutual transfer is ordered with the consent of both the parties, it should be made clear right at the time of forwarding applications for mutual transfer that no request for backtracking from Mutual exchange arrangement will be entertained under any circumstances.
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2006/TR/6 dated 21.04.2006 and E(NG)I-2018/TR/8 dated 11.01.2019).
4 Mutual Transfers may also be permitted between staff in two different grades but only in the recruitment grade of the cadre and not in intermediate grades. Both the employees seeking mutual exchange shall have to give a written undertaking accepting reversion unconditionally and willingly in their own interest to the recruitment grade and bottom seniority in their respective new Unit in order to avoid future litigation.
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2006/TR/6 dated 21.04.2006 and E(NG)I-2018/TR/8 dated 26.10.2018 & 11.01.2019).
5. Transfers on mutual exchange basis should be allowed between employees belonging to the same category (i.e. General with General, SC with SC and ST with ST). However, transfers on bottom seniority in recruitment grades need not be restricted with reference to points in the post based rosters. The procedure being followed generally in this regard to adjust shortfall/excess in future may continue. But such transfers should be allowed only repeat only against vacant direct recruitment quota posts and not against promotion quota posts. The above instructions do not in any way alter the existing procedure as laid down by this Ministry regarding operation/maintenance of post-based rosters.
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2004/TR/16 dated 14.08.2007).
6. There being no reservation in posts filled by promotion for OBCs, the term "General' should include OBCs also. In other words, staff belonging to General/OBC categories may contract mutual transfers with staff belonging to General/OBC.
7. Mutual transfer in the recruitment grades will also be allowed without restriction provided:-
(i) The posts in the grade are entirely filled by direct recruitment from open market;
(ii) In case where posts in the grade are partly filled by promotion and partly by direct recruitment, both the employees seeking mutual transfer should have been recruited directly from the open market; the intention being that both of them should be borne in the post based rosters maintained for direct recruitment. In other words, if one or both the employees are borne in the post based rosters maintained for promotion, the restrictions on mutual transfer as per instructions dated 14.08.2007 will apply.
(Ref: Board's letter No. E(NG)1-2004/TR/16 dated 22.10.2007).
8. In all mutual transfer cases where NOC has been given by both the Railways/Units i.e. accepting and relieving, both the employees should be spared immediately, without waiting for the reliever. A photocopy of Service Record and un-vetted LPC should be given to the employee for submission at the new Division. Original Service Records/LPC should also be sent positively within 15 days.
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2017/TR/24 dated 09.05.2018).
9. An erstwhile Group "D" employee working in level-1 (GP Rs. 1800/-) belonging to any Department/Cadre of a Division/ Office /Railway /P.U./Unit may be allowed to go on mutual exchange basis transfer with another employee working in level-I (GP Rs. 1800/-) and belonging to any Department/Cadre of another Division/ Office /Railway/P.U. /Unit without applicability of the term "Corresponding cadre". This dispensation is, however, subject to the fulfilment of the prescribed Medical Standard. The Staff so transferred should invariably be imparted requisite training in the new unit wherever considered essential before putting him/her on a working post. This training period should be counted as duty. These instructions are intended only for effecting transfer on mutual exchange basis in Level-1 posts and not for any other kind of transfer. Further, these provisions are not applicable to Non-Gazetted Railway employees working in Level-2 and above.
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2017/TR/19 dated 06.07.2018).
10 Model Timelines to deal with Mutual Transfer cases is as under:-
1. Forwarding of applications by Supervisors to the Personnel Department of the Division - 10 days
2. Forwarding by Divisional Personnel Department - 15 days
3. Forwarding by HQ Personnel Department (For HQ controlled posts) - 15 day
4. Conveying of acceptance - 10 days
5. Issue of Transfer Order - 10 days
6. Dispatch of LPC and Service Records - 15 days
(Ref: Board's letter No. E(NG)I-2017/TR/24 dated 22.09.2017).
