स्थानांतरण आवेदन पर कार्रवाई की प्रक्रिया (Procedure for processing transfer application)
रेलवे को एक यूनिट/ डिवीजन /रेलवे से दूसरी यूनिट/ डिवीजन/ रेलवे में रेलवे कर्मचारियों के स्थानांतरण की प्रक्रिया करते समय निम्नलिखित दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए:
(i) सभी आवश्यक विवरणों वाला आवेदन उतनी ही प्रतियों में किया जाना चाहिए, जितनी उन स्तरों या कार्यालयों से होकर गुजरना है। इसमें यूनिट, डिवीजन और रेलवे भी शामिल है, जहां स्थानांतरण मांगा गया है।
(ii) सभी प्रतियों में कर्मचारी की नवीनतम पासपोर्ट आकार की तस्वीर आवेदन के ऊपरी दाएं कोने पर मजबूती से चिपकी होनी चाहिए।
(iii) आवेदन के साथ एक अतिरिक्त एवं समान पासपोर्ट आकार का फोटोग्राफ लगा होना चाहिए जिसे कर्मचारी को स्थानांतरण के लिए रिलीव करने के ज्ञापन/ आदेश पर चिपकाया जा सके।
(iv) आवेदन को आगे की आवश्यक कार्रवाई के लिए अग्रेषित करने से पहले संबंधित कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक/अधिकारी को आवेदन की प्रत्येक प्रति पर चिपकाए गए फोटो को इस तरह से सत्यापित करना चाहिए कि हस्ताक्षर और उसके नीचे रबर स्टांप आंशिक रूप से फोटो पर दिखाई दे और आंशिक रूप से तस्वीर के बाहर कागज पर।
(v) रबर स्टांप पर आवेदन को प्रमाणित करने और अग्रेषित करने वाले पर्यवेक्षक/अधिकारी का नाम और पद नाम स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए।
(vi) स्थानांतरण की मांग की आवेदन को उच्च प्राधिकारी या इकाई को अग्रेषित करने से पहले जिसका जैसा भी मामला हो, प्रत्येक स्तर/ कार्यालय द्वारा ऊपर उल्लिखित विवरण के अनुसार सभी प्रकार से पूर्ण आवेदन की एक प्रति अपने पास रखेगा,
(vii) आवेदन को पंजीकृत किया जाना चाहिए और मौजूदा प्रक्रिया के अनुसार उचित प्राथमिकता संख्या आवंटित की जानी चाहिए और कर्मचारी को इसकी सूचना दी जानी चाहिए।
(viii) स्थानांतरण के लिए अनुरोध स्वीकार किए जाने और सक्षम प्राधिकारी द्वारा आवश्यक आदेश जारी किए जाने के बाद, कर्मचारी को स्पेयर करने के आदेश पर ऊपर (iv) में बताए गए तरीके से कर्मचारी की प्रमाणित तस्वीर जो उससे प्राप्त हुई थी जब उसने प्रारंभ में अनुरोध किया था, को विधिवत चिपकाया जाना चाहिए और आदेश पर स्थानांतरित कर्मचारी के हस्ताक्षर और उसके बाएं अंगूठे का निशान भी लेना चाहिए, और हस्ताक्षर के नीचे आदेश पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी द्वारा विधिवत नाम और पदनाम के साथ सत्यापित किया जाना चाहिए ।
(ix) जब स्थानांतरित कर्मचारी स्थानांतरण के लिए मूल मेमो के साथ नई इकाई में उपस्थित होता है, तो उसे जॉइनिंग की अनुमति देने से पहले उसकी तस्वीर, हस्ताक्षर आदि जैसी आवश्यक जानकारी का सावधानीपूर्वक मिलान कर जांच किया जाना चाहिए।
यदि, किसी भी मामले में, विवरण प्रथम दृष्टया मेल खाता है, लेकिन फिर भी संदेह बना रहता है तो जल्द से जल्द एक महीने के भीतर जिस रेलवे/ डिवीजन/ यूनिट से कर्मचारी को स्थानांतरित किया गया है, उसके साथ परामर्श/ पूछताछ/ वास्तविकता का सत्यापन आवश्यक है।
(x) स्थानांतरण से संबंधित सभी पत्राचार या संदेश पर राजपत्रित कार्मिक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए और हस्ताक्षर के नीचे उसका नाम और पदनाम लिखा होना चाहिए।
(xi) एलपीसी तुरंत जारी की जानी चाहिए और उस पर राजपत्रित लेखा अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किया जाना चाहिए और हस्ताक्षर के नीचे उसका नाम और पदनाम लिखा होना चाहिए।
(xii) जहां तक संभव हो विशेष संदेशवाहक के माध्यम से एलपीसी को एक कवरिंग लेटर के साथ उस नई इकाई को भेजा जाना चाहिए जिसमें कर्मचारी को स्थानांतरित किया गया है, दस्तावेज़ स्वीकार करते समय नई इकाई द्वारा कर्मचारी की पहचान स्थापित की जानी चाहिए और नोट किया जाना चाहिए।
(xiii) संबंधित कर्मचारी की विधिवत पूर्ण की गई सेवा पुस्तिका भी उपरोक्त (xii) की तरह ही नई इकाई को भेजी जानी चाहिए।
उपरोक्त प्रक्रिया सभी प्रकार के स्थानांतरणों अर्थार्त प्रशासनिक आधार पर स्थानांतरण और म्यूचुअल स्थानांतरण सहित सभी स्थानांतरणों पर यथोचित परिवर्तनों के साथ लागू होगी।
Procedure for processing transfer application:
Railways should follow the following guidelines while processing the transfers of Railway employees from one Unit /Division/ Railway to another Unit/ Division /Railway:
(i) The application containing all the necessary details should be made in as many copies as the levels/offices through which the application has to pass through including the Unit/ Division/ Railway to which the transfer is sought for.
(ii) All the copies should have a recent passport size photograph of the employee firmly affixed/pasted on the top right hand corner of the application.
(iii) The application should be accompanied by an additional identical passport size photograph which may be affixed/pasted similarly on the Memorandum/Order sparing the employee for transfer as and when issued.
(iv) The immediate Supervisor/Officer of the employee concerned before forwarding the application for further necessary action should attest the photograph affixed on each copy of the application in such a manner that the signature and the rubber stamp below that appear partially on the photograph and partially on the paper outside the photograph.
(v) The rubber stamp should clearly indicate the name and designation of the Supervisor/ Officer attesting and forwarding the application.
(vi) Each level/Office will retain a copy of the application complete in all respects as per details mentioned above before forwarding the same to the higher authority or Unit to which the transfer has been sought for, as the case may be.
(vii) The application should be registered and appropriate priority number allotted as per extant procedure and the employee advised of the same.
(viii) After the request for transfer has been accepted and necessary orders issued by the competent authority, Memorandum/Order sparing the employee should have the photograph of the employee (received from him at the time he made the request initially) pasted on it duly attested in the manner indicted in (iv) above. The Memorandum/Order should also have the signature of the transferred employee and his left thumb impression both of which should be duly attested by the officer signing the Memorandum/Order with his name and designation appearing below the signature.
(ix) When the transferred employee presents himself in the new Unit with the original Memo sparing him for transfer, necessary details like his photograph, signature etc should be carefully matched before he is allowed to join. If, in any case, the details match prima-facie but still reasonable doubt persists and consultation/enquiry/verification of genuineness is warranted with the Railway/Division/Unit from which the employee has been transferred, the same can be done as soon as possible but within a month of his joining.
(x) All communications regarding transfer should be signed by a Gazetted Personnel Officer with his name and designation appearing below the signature.
(xi) The LPC should be issued immediately and signed by a Gazetted Accounts Officer with his name and designation appearing below the signature.
(xii) LPC should be sent under a covering letter to the new Unit to which the employee has been transferred through special messenger as far as possible whose identity should be established and noted at the time of accepting the document.
(xiii) The Service Book of the employee concerned duly completed should also be sent to the new Unit in the same manner as in (xii) above.
The above procedure will apply mutatis mutandis to all transfers including transfers on administrative ground and transfer on mutual exchange basis.
(Ref:- Board's letter No. E(NG)I-2001/TR/16 dated 21.11.2001 and E(NG)I-2014/TR/14 dated 07.04.2015)
